El ambiente de trabajo actual ha cambiado totalmente. Hace unos años, trabajar desde casa no era una opción para la mayoría de trabajadores – las empresas cuestionaban la eficacia y el resultado final del trabajo.
Pero hoy en día, gracias a la infraestructura disponible en muchos hogares, es posible trabajar desde casa, incluso durante largos periodos de tiempo. Sin embargo, hay que hacer algunas consideraciones de forma que podamos asegurar que el trabajo desde casa es eficiente y que la comunicación de los equipos fluye sin problemas estando distanciados. Hemos resumido los puntos más importantes para vosotros.
Facilitar el trabajo desde casa como empresa
Podrías tener el mejor ambiente para trabajar desde casa, pero si los archivos y la documentación en papel son una práctica habitual en la oficina, no funcionará. Es por ello que la digitalización es ahora más importante que nunca. Un sistema seguro de gestión de documentos será de gran valor a largo plazo: los documentos digitales y la forma de buscarlos y acceder a ellos tiene que ser válida después de varios años. Además, tienen que ser accesibles en cualquier momento para trabajadores desde casa, comerciales y cualquier otro compañero.
Crear la zona de trabajo ideal en casa
Debemos crear la zona de trabajo en casa de acuerdo con los mismos criterios de ergonomía que lo haríamos en la empresa. Esto significa que necesitarás un sillón que te permita trabajar horas sin afectar a tu espalda, una mesa a la altura necesaria, la adecuada iluminación – ninguna ventana debe estar detrás de ti, ni la lámpara debe reflejarse en tu pantalla. Incluso aunque la empresa te proporcione un ordenador portátil con todo el software necesario, es muy recomendable contar en tu mesa con un monitor ergonómico y del tamaño adecuado. El espacio adicional que ganarás con este monitor es también un aspecto positivo. Un microauricular, un teléfono y una webcam también deben ser parte imprescindible del equipamiento básico, pero lo trataremos a fondo más adelante.
Debes tener rutinas trabajando desde casa
Idealmente, deberías tener una habitación independiente para trabajar desde casa, en el que puedas estar lejos de distracciones y pueda quedar cerrada una vez que hayas terminado tu jornada laboral. Para prepararte mentalmente para las tareas del día, es recomendable mantener los rituales de cada día en la oficina – por ejemplo, no sería buena idea que contestaras a los emails desde la mesa de la cocina mientras llevas puesto todavía el pijama. Es mejor empezar cada día a una hora y vestirse adecuadamente para concentrarte en tu trabajo. También, la hora de la comida es muy importante y no deberías hacerla en tu mesa de trabajo.
Crucial para trabajar desde casa: una sólida conexión a internet
Una conexión estable y con suficiente velocidad es clave para un trabajo efectivo desde casa. Ya sea para comunicarte con tus compañeros mediante software, o participar en videoconferencias, para editar datos en el servidor o buscar en internet – todo esto solo es posible si tenemos una conexión a internet de banda ancha. No solo es importante la velocidad de descarga, sino también la velocidad de conexión al otro extremo, por ejemplo, para subidas de información. Un rango de al menos 10 MBit/s de subida es un buen indicador para transmitir en videoconferencias sin cortes.
Mantener seguros los datos de la empresa: trabajar vía VPN
Para cada intercambio de datos en el trabajo diario, la seguridad de la conexión tiene que estar garantizada – no importa si estás trabajando desde casa o estas de viaje por trabajo. Por eso debería usarse una conexión VPN al servidor de la empresa. Este “túnel de datos” codifica la comunicación entre tu oficina en casa y la empresa. Es departamento de IT se encargará de instalar el “Cliente VPN” necesario y gestionar el acceso.
Comunicación eficiente para un trabajo en equipo productivo
Actualmente, la telefonía IP es muy recomendable para las empresas: el software telefónico asegura que las llamadas se pueden responder desde un ordenador o un smartphone de la misma forma que se responderían en la oficina. Muchas empresas proporcionan microauriculares a sus empleados debido a que los micrófonos de los ordenadores portátiles ofrecen habitualmente una mala calidad para la voz. Sin embargo, los microauriculares más habituales pueden ser muy incómodos para usarse mucho tiempo, y no a todos los empleados les gusta llevarlos.
Una perfecta inteligibilidad – con PHONUM para tu oficina en casa
Una solución más elegante es un speakerphone como PHONUM de beyerdynamic, que ofrece cancelación de eco, y una perfecta inteligibilidad de la palabra sin ruidos que nos distraigan. Gracias a la innovadora tecnología GECKO, PHONUM puede adaptarse perfectamente a la sala en la que lo coloquemos. No importa si alguien está sentado frente a su ordenador o si quiere levantarse y moverse libremente por la habitación mientras hace una llamada. La oficina en casa y el trabajo en equipo se unen mediante esta solución de comunicación. PHONUM se conecta al ordenador mediante Bluetooth® o un cable USB-C y es compatible con las soluciones de conferencia más importantes como Skype, Cisco, Microsoft Teams y Zoom.
Comunicarte con tu equipo
Para trabajar de forma eficiente, los equipos deben ser capaces de comunicarse entre ellos y con sus responsables cuando todos los miembros trabajan desde casa. Para los responsables, las llamadas regulares con sus empleados son muy útiles para conocer el estado actual de los proyectos y definir los siguientes pasos. En esos casos, una herramienta de manos libres como beyerdynamic PHONUM es especialmente adecuada. El supervisor modera la llamada y determina las tareas de cada miembro. Esta persona también controla si los objetivos se han cumplido y define recursos – algo que es muy importante para los trabajadores desde casa ya que para ellos puede ser difícil tener una perspectiva global
Por supuesto, cada empresa tiene que encontrar sus propios métodos para ofrecer el modelo perfecto de trabajo desde casa para sus empleados. Sin embargo, los aspectos básicos mencionados en este artículo representan unos fundamentos sólidos para un trabajo en remoto cómodo, rentable y productivo.
El precio recomendado de PHONUM es 199€
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